Gestion locative : Régularisation des charges

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Une fois par an, le propriétaire établit une régularisation des charges locatives, en comparant les charges réelles et les provisions appelées. Les charges récupérables incluent la part locative de l’arrêté annuel du syndic, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), les charges communes d’immeuble eau, électricité... Si les provisions versées par le locataire sont trop importantes, le propriétaire rembourse l’excédent. Dans le cas contraire, le locataire doit régler le complément de charges.

Calculer votre régularisation en 1 minute

Complétez les provisions versées par le locataire et les charges payées par le propriétaire :

Provisions pour charges mensuelles :		€/mois
Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères : (sur l'avis de taxe foncière)		€ (sur 1 an)
Charges locatives de copropriété : (sur le décompte du syndic)		€ (sur 1 an)
Consommations personnelles : (eau, chauffage...)		€ (sur 1 an)
Calculer la régularisation

Quand faut-il faire la régularisation ?

La loi impose a minima une régularisation annuelle. Le propriétaire prend l’initiative de faire la régularisation des charges.

Si le logement est en copropriété, il est conseillé de faire la régularisation à réception de l’arrêté des comptes du syndic. En effet, l’arrêté des comptes décompose la part "locative" (c'est-à-dire récupérable auprès du locataire) des autres charges. Le document du syndic est donc essentiel pour faire un calcul exact.

Si le logement n’est pas en copropriété, le plus simple est de faire la régularisation chaque année en janvier. Cela permet de se caler sur la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui est facturée annuellement en septembre pour l’année en cours.

Un mois avant la régularisation, la loi impose au propriétaire l’envoi d’un décompte des charges par poste (eau, chauffage, électricité, entretien, taxes…). En immeuble collectif, les modalités de répartition des charges et les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sont précisées.

Forfait de charges

Dans le cas des locations meublées et des les colocations, le bail peut prévoir un forfait de charges. Dans ce cas, il n’y a pas de régularisation à faire. Le bailleur ou le locataire ne peuvent pas réclamer un éventuel différentiel en cas de provisions sous évaluées ou sur évaluées. La loi impose toutefois que le forfait soit cohérent avec les charges réelles.

Comment régulariser les charges locatives ?

La régularisation des charges détaille d'une part un décompte des charges locatives, qui ont été réglées en direct par le propriétaire. Les charges locatives les plus courantes sont :

• La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), qui se trouve sur l'avis de taxe foncière. Cette taxe est comptabilisée du 01 janvier au 31 décembre de l'année d'imposition.
• Les consommations du locataire incluses dans les provisions : consommations d'eau, chauffage collectif, eau chaude collective...
• La partie "locative" de l'arrêté des comptes du syndic pour les logements en copropriété.

Pour plus de détails, voir la liste des charges récupérables.

D'autre part la régularisation, liste les provisions de charges appelées sur la même période.

La régularisation correspond à la différence entre les charges réelles et les provisions. Si les provisions ont été trop importantes, la différence est attribuée au locataire. Sinon, le locataire doit verser le complément.

Le courrier de régularisation des charges

Le décompte des charges récupérables réellement engagées par le propriétaire et des provisions versées est précisé dans un courrier à envoyer au locataire.

Télécharger le courrier de régularisation des charges Word
Télécharger le courrier de régularisation des charges PDF

Si le locataire a versé trop de provisions : le bailleur peut soit rembourser le locataire, soit créditer le compte du locataire de l’excédent, en paiement des loyers et des charges à venir.

Si le locataire n’a pas versé assez de provisions : un versement complémentaire est à réclamer au locataire. Dans ce cas, il est aussi conseillé d’ajuster les provisions mensuelles de charges, afin d’éviter un rattrapage annuel trop important.

Les justificatifs à produire au locataire

Le propriétaire n’a pas à produire de justificatifs, sauf si le locataire en fait la demande, dans un délai 6 mois. Dans ce cas, le propriétaire met les dispositifs à disposition du locataire :

• Décompte du syndic
• Avis de taxe foncière avec taxe des ordures ménagères
• Factures …

En cas de doute, la liste des charges récupérables est définie par le décret n°87-713 du 26 août 1987.

Que faire si la régularisation annuelle n'a pas été faite ?

La loi impose de faire une régularisation annuelle, mais ne prévoit pas de sanction si cette obligation n'est pas respectée.

En cas d'omission, le propriétaire peut procéder à une régularisation des charges sur les 3 dernières années au maximum. Il y a prescription au-delà de 3 ans en matière de loyers et de charges. Dans ce cas, si un complément de charge est à verser par le locataire, le locataire peut demander à étaler le règlement sur 12 mois.

Est-il obligatoire de demander des provisions de charges ?

Non. Si les charges sont faibles, il n'est pas nécessaire de demander le versement de provisions mensuelles. C'est typiquement le cas d'une maison en location où la seule charge récupérable est la Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères, qui s'élève à une centaine d'euros par an.

Dans ce cas de figure, les charges réelles sont réglées par le locataire au fil de l'eau, aucune régularisation des charges n'est à faire. Lorsque le propriétaire règle une charge pour le compte du locataire, il transmet au locataire une copie du justificatif pour étayer sa demande de remboursement.

Dans le contrat de location il faut de préciser que les charges seront réglées ponctuellement, en indiquant par exemple :