Fiche de renseignements locataire : modèle gratuit Word et PDF (2026)

Q: Qu’est-ce qu’une fiche de renseignements locataire ?

La fiche de renseignement locataire est un formulaire synthétique que le propriétaire ou son mandataire remet à chaque candidat. Elle liste les informations indispensables pour évaluer rapidement un dossier de candidature. Ce document couvre les données personnelles (nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, date de naissance), l'état civil (situation matrimoniale, nombre de personnes à charge) et la situation professionnelle (type de contrat, employeur, revenus mensuels nets). Les justificatifs fournis par le locataire viennent ensuite étayer les informations déclarées. La fiche de renseignement permettra également de compléter correctement le contrat de location .

Testez gratuitement notre application sans carte bleue

Avant de signer un contrat de location, faire compléter une fiche de renseignements à chaque candidat locataire est une étape clé. Ce document centralise les informations essentielles qui permettent au bailleur de sélectionner son futur locataire et de corroborer les pièces du dossier.

Qu’est-ce qu’une fiche de renseignements locataire ?

La fiche de renseignement locataire est un formulaire synthétique que le propriétaire ou son mandataire remet à chaque candidat. Elle liste les informations indispensables pour évaluer rapidement un dossier de candidature.

Ce document couvre les données personnelles (nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, date de naissance), l'état civil (situation matrimoniale, nombre de personnes à charge) et la situation professionnelle (type de contrat, employeur, revenus mensuels nets). Les justificatifs fournis par le locataire viennent ensuite étayer les informations déclarées.

La fiche de renseignement permettra également de compléter correctement le contrat de location.

Modèle de fiche de renseignements locataire

Fiche de renseignements à télécharger (Word et PDF)

Exemple : Fiche de renseignements

À remplir par le(s) candidat(s) locataire(s) et le garant (caution solidaire)

	Locataire 1	Locataire 2	Garant
Nom
Prénom
Date de naissance
Nationalité
Téléphone
Email
Situation de famille
Nb de pers. à charge
Type de contrat (CDI, CDD, indépendant…)
Profession
Salaire mensuel net €
Alloc. familiales €
Alloc. logement €
Autres revenus € (préciser)

	Date : ___ / ___ / ______
	Signature (précédée de la mention « certifié exact »)
	Locataire 1	Locataire 2	Garant

Dossier locataire complet à télécharger

Le dossier de location comprend :

1 fiche de renseignements à faire compléter par le locataire
1 liste des justificatifs à fournir par le locataire
1 attestation à faire compléter par l'employeur

=> Télécharger : Dossier de location complet au format PDF et Word

Une fois la fiche de renseignement complétée, le candidat doit fournir les différents justificatifs permettant de vérifier l'exactitude des informations transmises. Par exemple, les bulletins de paie et l'avis d'imposition confirment le salaire mensuel déclaré. La pièce d'identité reste quant à elle incontournable avant toute signature.

Important : légalement, un bailleur ou un mandataire ne peut réclamer que certains documents à un locataire. La liste exhaustive est définie par le décret du 5 novembre 2015 (loi ALUR), toujours en vigueur en 2026. Toute pièce non listée est interdite.

Sélectionner le meilleur dossier locataire

Une fois les dossiers reçus, voici les critères déterminants pour choisir le bon candidat :

La solvabilité : les revenus mensuels nets doivent représenter au moins 3 fois le montant du loyer charges comprises. Pour un loyer de 700 €, le candidat doit justifier de 2 100 € nets par mois. Pour un couple, les revenus sont cumulés.
La stabilité professionnelle : un CDI offre plus de garanties qu'un CDD ou une mission en intérim.
Les garanties apportées : exigez une caution solidaire (physique) ou une garantie bancaire.
La qualité du dossier : un dossier complet, bien organisé et remis rapidement témoigne du sérieux du candidat.

Bon à savoir : la garantie VISALE d'Action Logement est une caution gratuite contre les impayés, accessible aux jeunes de moins de 30 ans, aux salariés en mobilité professionnelle et à certains locataires en CDD. En 2026, le plafond de loyer garanti est de 1 500 € en Île-de-France et 1 300 € ailleurs (charges comprises).

Lire aussi : Gestion locative - Signature quittance

Points de vigilance en 2026

Faux documents numérisés : la fraude aux justificatifs est en forte hausse. Vérifiez systématiquement l'avis d'imposition sur le service officiel des impôts.
Dossier DossierFacile : encouragez vos candidats à utiliser le service public DossierFacile, qui certifie et filigrane les documents déposés.
Discrimination : la sélection ne peut en aucun cas reposer sur des critères discriminatoires (origine, religion, sexe, âge, etc.) sous peine de sanctions pénales.
Données personnelles : les informations collectées dans la fiche de renseignement sont soumises au RGPD. Conservez-les de façon sécurisée et ne les transmettez pas à des tiers.

Lire aussi : Contrat de location - Colocation

FAQ – Fiche de renseignement locataire

La fiche de renseignement est-elle obligatoire ?
Non, elle n'est pas imposée par la loi, mais elle est fortement recommandée. Elle permet de centraliser les informations du candidat et facilite la comparaison des dossiers.

Puis-je demander le RIB du candidat dans la fiche ?
Non. Le relevé d'identité bancaire (RIB) fait partie des documents interdits avant la signature du bail. Vous ne pourrez le demander qu'au moment de mettre en place le paiement du loyer.

Que faire si deux candidats ont des dossiers équivalents ?
Vous pouvez choisir librement, à condition de ne pas vous baser sur un critère discriminatoire. En cas de doute, la solidité des garanties (garant, VISALE) peut faire la différence.